Стойки администратора: разновидности и особенности

Организация архива не является сложной задачей. В маленьких компаниях эти функции возлагаются на секретаря, в редких случаях – на бухгалтера. В средних по обороту деловых бумаг предприятиях для этих целей формируется отдел, отвечающий за документооборот и сохранность информационных носителей.

Крупные компании нередко предпочитают хранить документацию в организациях, оказывающих соответствующие услуги, решая, таким образом, ряд задач.

С этой целью на ресепшн используются стойки администратора.

Архив обычно размещают в отдельном здании или в изолированном от остальных помещении офиса. Такое хранилище должно быть хорошо вентилируемым, иметь постоянную температуру и влажность, которые достигаются за счет эксплуатации систем кондиционирования, включающих подачу свежего воздуха и рекуперацию тепла. На окнах устанавливают светонепроницаемые жалюзи, которые защищают хранящиеся материалы от выгорания.

Работник предприятия, отвечающий за хранение архивных документов должен иметь соответствующую профессиональную подготовку, досконально знать свои функциональные обязанности, нормативную базу, программы электронного документооборота. Быть уверенным пользователем ПК. Уметь обращаться с офисной техникой, грамотно писать и правильно составлять различные документы. Быть ответственным, усидчивым, внимательным, дисциплинированным, обладать аналитическими способностями и любить свою работу.

При правильной организации архива все представляющие ценность бумаги находятся в зоне доступа, целостности и сохранности, что способствует плодотворной работе и успешному развитию бизнеса.

ТРЕБОВАНИЯ К ПОМЕЩЕНИЯМ АРХИВА

Помещение архива призвано выполнять следующие функции:

• защиту от несанкционированного доступа;
• защиту от влияния агрессивных факторов окружающей среды;
• защиту от последствий человеческого фактора.

Снабжается архивохранилище специальным оборудованием, полками, металлическими шкафами и стеллажами, обеспечивающими удобство оперативного доступа к материалам и их сохранность. К оборудованию предъявляют жесткие требования. Стеллажи и шкафы должны быть хорошего качества, надёжно закреплены и не иметь дефектов. Устанавливают их на расстоянии 0,75 м от стен и друг от друга. Ширина главного прохода между рядами – не менее 1,2 м. Нижнюю полку стеллажа крепят на расстоянии не ниже 15 см от пола. Во избежание производственного травматизма выбирают устойчивые и безопасные в работе приставные лестницы и стремянки.

Помещения должны быть охраняемыми или обеспеченными средствами охранной сигнализации. К пользованию хранящимися материалами допускается только определённый круг лиц. Обязательно ведётся журнал регистрации посетителей.

Информационные носители должны быть надёжно защищены от солнечного света, пожара и затопления. Через архив не должны проходить магистральные трубопроводы. Электрические провода должны быть изолированы и скрыты. Запрещается использовать нагревательные приборы и открытый огонь; не допускается хранение пищевых продуктов и наличие посторонних предметов и объектов.

РАБОТА С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Любая документация подлежит учету и систематизации. Образовавшиеся в процессе деятельности бумаги находятся в оперативном учёте. По мере исполнения операций по ним, они сортируются по видам, продолжительности хранения и комплектуются согласно номенклатуре дел. Затем папки с делами укладывают в короба, которые размещают на полках стационарных или передвижных стеллажей.

По истечении сроков хранения документы подлежат изъятию из архива, пересмотру их ценности, и в случае потери значимости – уничтожению. Ликвидация устаревших бумажных носителей способствует высвобождению площадей архива.

Работа с документами – это скрупулёзный труд, требующий навыков и терпения. Анализируя и перекладывая бумаги, архивариус, шаг за шагом приближается к выполнению поставленной задачи. Алгоритм его действий выглядит следующим образом:

• проведение научно-технической экспертизы;
• формирование архивных дел;
• перемещение дел в архивохранилище;
• составление топографии дел;
• в случае ликвидации предприятия передача дел государственному архиву;
• регулярный анализ находящихся в архивохранилище материалов на предмет актуальности;
• вывоз и уничтожение утративших ценность носителей.

Архивирование проводится штатными единицами самого предприятия или работниками компаний, оказывающих соответствующие услуги.***